Una matrice per pianificare la comunicazione è uno strumento di design management che permette un efficace controllo visivo per sincronizzare la coerente successione cronologica dei messaggi e dei significati, valutare i criteri di priorità nella distribuzione dei budget, coordinare tutte le azioni a supporto delle varie campagne.
Descriverò uno strumento semplice ma estremamente utile ed efficace che non dovrebbe mai mancare in un piano di comunicazione.
L’avvento della multicanalità digitale e dei social media che si sono aggiunti ai canali tradizionali di comunicazione offline (che esistono ancora!), ha aumentato l’esigenza di coordinare il lancio dei vari messaggi e campagne pubblicitarie.
Nondimeno, la necessità di alimentare ordinatamente il flusso di messaggi diretti a realizzare efficacemente il cosiddetto “customer journey” dei vari target individuati dall’azienda, accentua l’importanza di controllarne visivamente la successione cronologica.
Uno strumento molto semplice per raggiungere lo scopo è l’adozione di una matrice di sincronizzazione appositamente dedicata, che consente la disposizione su un unico piano di tutti i messaggi o campagne (la denominazione dipende dall’articolazione utilizzata) in programma in un certo periodo di tempo da parte dell’azienda.
La costruzione di questa matrice non richiede di per sé strumenti complessi, basta un semplice foglio excel, una slide di Power Point o un foglio bianco; l’importante è disporre su un piano cronologico tutti i messaggi di comunicazione programmati dall’impresa.
Questo strumento usa a pieno titolo la filosofia del design management, e come detto consente con immediatezza visiva il controllo di tutti gli output comunicativi in uscita dall’impresa in un determinato periodo di tempo.
Per preparare questa matrice si colloca sulla prima riga orizzontale un asse cronologico del tempo, contrassegnando gli intervalli temporali, mensili o settimanali, a seconda il livello di dettaglio necessario al contesto.
Sulla prima colonna verticale si collocheranno invece gli “oggetti” della comunicazione, siano essi le varie campagne, i messaggi o i temi in cui si articola.
Non rimane che riempire la matrice collocando gli oggetti grafici in corrispondenza della campagna di riferimento e del segmento temporale programmato.
Si possono anche predisporre delle varianti che prevedono la collocazione sull’asse verticale dei vari canali mediali (di fatto un format di calendario editoriale), oppure i vari target destinatari di una serie di messaggi se il focus del coordinamento è il controllo del “customer journey”, specialmente in quei casi in cui questo debba protrarsi in tempi più lunghi.
Nelle figure sono riportati dei fac-simile di matrici a semplice scopo dimostrativo.
Quali sono i vantaggi che questo semplice strumento assicura al management?
- Immediato controllo visivo della successione cronologica dei vari messaggi;
- Verifica di sostenibilità dello sforzo nella diffusione contemporanea di più messaggi;
- Verifica della complementarità e della ideale successione dei significati e delle “Call To Action”dei vari messaggi;
- Miglior coordinamento di tutte le azioni ausiliarie richieste per la diffusione delle campagne;
- Valutare i criteri di priorità nell’attribuzione dei budget alle varie campagne.
